ทำไมต้องใช้ใบส่งของ บิลเงินสด ใบเสร็จรับเงิน และใบกำกับภาษี?

เอกสาร 4 อย่างนี้ใช้บอกเรื่องต่างกัน: ใบส่งของ ยืนยันการส่งมอบสินค้า, บิลเงินสด/ใบเสร็จรับเงิน ยืนยันการรับเงิน และ ใบกำกับภาษี ยืนยันการเก็บภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) สำหรับผู้ประกอบการที่จดทะเบียน VAT

ตารางเปรียบเทียบเอกสารสำคัญ

เอกสาร	จุดประสงค์หลัก	ออกเมื่อไร	ใช้ทางภาษี
ใบส่งของ (Delivery Note)	ยืนยันว่าส่งมอบสินค้าให้ผู้ซื้อแล้ว	เมื่อส่งของ	ไม่ใช่หลักฐานหักภาษีซื้อโดยตรง
บิลเงินสด (Cash Bill)	หลักฐานการขายและรับเงินแบบง่าย	ขายและรับเงินสด/ชำระทันที	ไม่ใช่ใบกำกับภาษี จึงหัก VAT ไม่ได้
ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)	ยืนยันว่าผู้ขายรับเงินแล้ว	ทันทีที่รับเงิน ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 105	ใช้เป็นหลักฐานรายจ่ายได้ แต่ไม่ใช่หลักฐานหัก VAT
ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)	แสดงราคาก่อน VAT, VAT 7% และราคารวม	ผู้ประกอบการจด VAT ต้องออกเมื่อขายสินค้า/บริการ	ผู้ซื้อที่จด VAT ใช้หักภาษีซื้อได้

ใบส่งของ

ใบส่งของเป็นเอกสารที่ออกตอนส่งสินค้า เพื่อให้ผู้รับตรวจนับว่าได้รับของถูกต้องครบตามรายการหรือไม่ โดยทั่วไปควรมีชื่อผู้ขาย/ผู้ซื้อ, เลขที่เอกสาร, วันที่ส่งของ, รายการสินค้า, จำนวน และลายเซ็นผู้รับของ แต่ไม่จำเป็นต้องแสดง VAT เพราะยังไม่ใช่เอกสารเก็บเงินหรือเอกสารภาษี

บิลเงินสด

บิลเงินสดคือหลักฐานการขายและรับชำระเงินแบบง่าย มักใช้ในร้านค้าหรือธุรกิจขนาดเล็ก และไม่มีรูปแบบบังคับตายตัวตามกฎหมาย อย่างไรก็ตาม หากต้องการใช้เป็นหลักฐานรายจ่ายของกิจการ ควรมีข้อมูลครบ เช่น ชื่อ/ที่อยู่/เลขผู้เสียภาษีผู้ขาย, วันที่, รายการสินค้า, จำนวนเงิน และผู้ซื้อ

ตัวอย่างการใช้งาน ลูกค้าซื้อของที่ร้านแล้วจ่ายเงินทันที ร้านออก “บิลเงินสด” ให้

กรณีต้องการหัก VAT หากลูกค้าเป็นบริษัทที่ต้องการหัก VAT ต้องขอ “ใบกำกับภาษี” แทน

ใบเสร็จรับเงิน

ใบเสร็จรับเงินตอบคำถามว่า “ได้รับเงินแล้วหรือยัง” ไม่ว่าจะขายสินค้า ให้บริการ หรือรับชำระหนี้ ผู้รับเงินควรออกให้ทันทีที่ได้รับเงิน ใบเสร็จอาจออกควบคู่กับใบกำกับภาษี หรือออกรวมเป็น “ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน” ได้

ใบกำกับภาษี

ใบกำกับภาษีคือเอกสารสำคัญทาง VAT ผู้ประกอบการที่จดทะเบียน VAT ต้องจัดทำและส่งมอบให้ผู้ซื้อเมื่อเกิดการขายสินค้าหรือให้บริการ ผู้ซื้อที่จด VAT สามารถใช้ใบกำกับภาษีที่ถูกต้องเป็นหลักฐานหักภาษีซื้อได้

ข้อมูลสำคัญที่ต้องมี

ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขายและผู้ซื้อ
เลขที่ใบกำกับภาษีและวันที่ออกเอกสาร
รายละเอียดสินค้า/บริการ จำนวน ราคา
มูลค่าก่อนภาษี ภาษีมูลค่าเพิ่ม และมูลค่ารวม

ใช้เอกสารไหนเมื่อไร?

ส่งของก่อนเก็บเงิน: ออก ใบส่งของ ก่อน ต่อมาจึงออกใบกำกับภาษี/ใบเสร็จเมื่อเรียกเก็บหรือรับเงิน
ขายปลีกและรับเงินทันที ไม่จด VAT: ใช้ บิลเงินสด หรือใบเสร็จรับเงิน
ขายให้บริษัท/ผู้ซื้อที่ต้องการหัก VAT: ต้องออก ใบกำกับภาษี และมักออกคู่กับใบเสร็จรับเงิน
รับเงินมัดจำหรือชำระหนี้: ออก ใบเสร็จรับเงิน เพื่อยืนยันการรับเงิน

“ทำไมต้องเลือก เรวัตการพิมพ์”

งานพิมพ์สีสด คมชัด

รองรับงานด่วน งานจำนวนมาก

ทีมออกแบบและติดตั้งครบวงจร

มีบริการหลังการขาย

ข้อควรระวัง

• บิลเงินสดไม่สามารถใช้แทนใบกำกับภาษีเพื่อหัก VAT ได้
• ร้านที่ยังไม่ได้จดทะเบียน VAT ไม่มีสิทธิออกใบกำกับภาษี

สรุป

การมีบิล ใบเสร็จ และใบส่งของ ช่วยสร้างมาตรฐานให้ธุรกิจ เป็นหลักฐานป้องกันข้อโต้แย้ง ยืนยันการส่งมอบสินค้า และการรับเงิน ทั้งยังเป็นเอกสารสำคัญในการทำบัญชีเพื่อสรุปยอดขายและติดตามหนี้ได้อย่างแม่นยำ

งานบิล ใบเสร็จ ใบส่งของ